Automatizar la entrada de facturas en el ERP
Caso tipo. Así resolvemos este proceso: es un escenario de aplicación, no un proyecto de un cliente concreto. Lo sustituiremos por casos reales a medida que podamos publicarlos.
Resultado
La entrada de datos pasa de minutos a segundos por factura
13 de julio de 2026
El proceso
Cada factura de proveedor llega por email, casi siempre en PDF. Alguien del equipo la abre, localiza los datos que importan —proveedor, número de factura, importes, vencimiento— y los teclea en el ERP. Después archiva el PDF en una carpeta y pasa a la siguiente.
Son unos minutos por factura. El problema es el volumen: en una distribuidora que recibe decenas o cientos de facturas al mes, esa tarea suma jornadas enteras de una persona. Y como es un trabajo mecánico, aparecen los errores de siempre: un importe bailado, una factura duplicada, un vencimiento mal copiado que acaba en un pago retrasado y una llamada incómoda del proveedor.
Nadie fue contratado para picar datos. Pero alguien lo hace, cada día.
La solución
Un sistema con IA se conecta al buzón donde entran las facturas y asume la parte mecánica del proceso:
- Lee cada PDF al llegar, sea cual sea el formato del proveedor: no hace falta pedir a nadie que cambie su plantilla.
- Extrae los datos relevantes: proveedor, conceptos, importes, impuestos y vencimientos.
- Valida contra los pedidos registrados en el ERP: si la factura cuadra con lo pedido y lo recibido, sigue adelante.
- Carga el registro en el ERP y archiva el documento, dejando rastro de todo el recorrido.
¿Y cuando algo no cuadra? Ahí no decide la máquina: la factura se escala a una persona con el motivo de la duda señalado. El criterio sigue siendo humano; lo que desaparece es el tecleo.
La implantación sigue nuestro método de automatización: se prueba con facturas reales de la empresa antes de entrar en producción, y el equipo recibe formación para supervisarlo y ajustarlo.
El resultado
La entrada de datos pasa de minutos a segundos por factura, y los errores de tecleo desaparecen del proceso: los datos ya no se copian, se extraen y se validan. La persona que picaba facturas pasa a revisar únicamente las excepciones — la parte del trabajo que sí necesita criterio.
Como todo lo que implantamos, el resultado se mide: facturas procesadas, horas recuperadas y errores evitados quedan registrados desde la primera semana, para que la mejora se vea en números y no en sensaciones.